Zdarza się nam wracać pamięcią do lat, w których zaledwie kilka firm na rynku rozdawało karty w wielu branżach. Brałaś co było, a to sprzedawało się i tak na pniu. Nikt nie narzekał na brak wyboru. Dziś mnogość opcji zalewa handel i coraz trudniej nam samym poruszać się w tym morzu ofert od producentów i dystrybutorów.

Wybór dostawcy – szerokie możliwości

Kochamy mieć wybór i cieszy nas to, że możemy zaoferować każdemu klientowi najlepszą dla niego opcję.

Jednakże kilka lat temu decyzja o tym komu powierzymy nasze pieniądze, była znacznie prostsza do podjęcia. Wybranie 3-6 firm do współpracy nie stanowiło większego problemu. Kontakty i realizacja zamówień skoncentrowana była na kilku telefonach i mailach lub wizycie w hurtowni.

Dziś sporo produktów kupujemy poprzez dystrybutorów, przedstawicieli handlowych, hurtownie oraz bezpośrednio od producentów importując z zagranicy. Z każdym kontrahentem mamy inne warunki handlowe, a czas oczekiwania na towar waha się od 24 h, do kilku tygodni. Przy takiej mnogości opcji, zatowarowanie nie jest najłatwiejsze. Zmusza nas to do coraz wydajniejszej pracy i optymalizacji procesów. Wybieramy najprostsze rozwiązania, a dostawcy prześcigają się w zaoferowaniu nam najlepszych możliwości nabycia towaru.

Szeroki wybór dostawcy… i jego skutki

Ma to swoje dobre i złe strony. Jak wszystko. Zatem nie musimy już nigdzie jeździć po towar i czekać na niego przez długie tygodnie. Dziś możemy zamówić go przez telefon lub e-mail, byle jak najszybciej. Tylko czy najbardziej efektywnie? Tu dwie sztuki, tam trzy. Część telefonicznie, inne mailem, a jeszcze inne przez system B2B. Może to powodować rozdrobnienie i zwiększenie ilości dostawców i wymaga zdecydowanie większego skupienia.

Od zawsze w logistyce i łańcuchu dostaw funkcjonuje zasada, żeby minimalizować koszty poprzez zakupy u mniejszej liczby dostawców, którzy mają najszerszą ofertę.

Pozwala to oszczędzać nie tylko czas, ale też koszty przesyłek i utrzymania magazynu. Cierpimy teraz dużo częściej na nadmiar towaru, niżeli jego braku. Nasza chęć zadowolenia klienta powoduje, że poszukiwania najlepszych rozwiązań może doprowadzić do zamówień jednego produktu u kilkunastu firm. Klęska urodzaju stworzyła niebezpieczeństwo bardzo wysokiego kwotowo zatowarowania, często przewyższające możliwości sprawnej i płynnej sprzedaży.

Tymczasem wiemy, że zdarzają się sytuacje, w których asortyment „leżakuje” wiele miesięcy, a nawet lat. Pieniądze leżą w szufladach, zamiast pracować na kolejne zakupy, a zastoje mogą doprowadzać do następującego scenariusza:

Wybór dostawcy – więcej nie zawsze znaczy lepiej

Jak zatrzymać to perpetuum mobile, które doprowadzi Cię do konieczności zamknięcia firmy? Po pierwsze zaczynając od ograniczenia liczby dostawców. Zaleca się optymalną liczbę od 3 do 6 firm, w których zaopatrujemy się w towar.

Wybór dostawcy – najważniejsze kryteria

Zastanawiasz się, czym się kierować w wyborze najlepszych dostawców? Zobacz najważniejsze elementy, które bez wątpienia musisz wziąć pod uwagę.

Ofertą

Mnogością modeli, które dana firma ma w portfolio. Jeśli firma X posiada w ofercie kilka produktów, które spełnią oczekiwania naszych klientów, to z pewnością jest warta współpracy. Oferta kilku firm powinna stanowić pasujące do siebie puzzle.

Marżą

Zbyt niskie marże mimo świetnej oferty danej firmy, mogą skutecznie obniżyć nasze efekty. W końcu możliwości sprzedażowe (nawet w sezonie) są określone, a to czy sprzedajemy coś z 30% czy 50% marżą robi znaczną różnicę w wynikach finansowych.

Niektóre firmy niestety nie monitorują rynku i nie prowadzą żadnej polityki cenowej, co negatywnie wpływa na postrzeganie nie tylko marki samej w sobie, ale przede wszystkim naszej firmy, bo dla naszych klientów, to my jesteśmy ostatnim ogniwem i to na nas spada odpowiedzialność za kształtowanie cen. Jednoznaczne wytyczne oraz przestrzeganie reguł pozwalają na znacznie łatwiejszą pracę.

Terminem realizacji zamówień

Wspaniale jest otrzymać towar w 24 h po złożeniu zamówienia. Mamy już coraz więcej firm na rynku, które tak zarządzają swoimi zasobami oraz logistyką, że nie zostajemy z pustymi półkami w środku sezonu, a modele, które są nam najbardziej potrzebne są dostępne od ręki.

Nawet dostawy z zagranicy przychodzą już coraz sprawniej, bo w kilka do kilkunastu dni. Jeśli u naszego dostawcy ten punkt kuleje, z pewnością dobrze jest się przyjrzeć, jaki ma to wpływ na funkcjonowanie naszego biznesu. Warto w takiej sytuacji pomyśleć o liście alternatyw, ale o tym w dalszej części tego artykułu.

Warunkami finansowymi

Na pewno indywidualne ustalenia dotyczące terminów płatności między współpracującymi ze sobą podmiotami to już standard. Natomiast transparentność reguł, które są wyraźnie nakreślone i nie powodują żadnych niejasności, jest wręcz konieczna. Dzięki nim każda firma wie na jakim jest etapie i sama może decydować o metodzie płatności.

Nie można pominąć tu pewnej pokusy, która na nas czyha i jest chętnie wykorzystywana przez firmy, które chcą zaistnieć w naszych sklepach— komis z długim terminem rozliczenia. Od zawsze propagujemy optymalny termin płatności, który dla każdego będzie oczywiście inny, ale taki, który pozwala na swobodne poruszanie się we własnych finansach. Im dłuższy termin (60,90,120) tym trudniej zapanować nad własnym budżetem. Zwłaszcza, jeżeli nie mamy wdrożonego procesu monitorowania zasobów finansowych.

Stara dobra zasada w logistyce i zarządzaniu finansami mówi: „jeśli nie stać Cię na zapłacenie w dniu dzisiejszym połowy kwoty faktury zamawianego towaru, nie stać Cię na niego wcale”.

Elastycznością we współpracy

Musimy dorzucić jedną sztukę, bo właśnie klient zamówił? Chcemy zwrócić wadliwy towar lub w wyjątkowych sytuacjach zamienić na inny? A może reklamacje stają się coraz częstsze, a proces ich rozpatrywania nie jest dla nas korzystny, bo generuje jedynie koszty przesyłek w obie strony?

Wszystkie te pytania mogą być rzeczywistością, a odpowiedzi na nie wskazówkami do weryfikacji współpracy z naszymi dostawcami. Nie zapominajmy o procesie komunikacji, który może być bardzo przyjazny, ale bywa znacznym utrudnieniem na co dzień. Nieodebrane telefony, brak odpowiedzi na maile, dostawy bez informacji o brakach w zamówieniach to częste niedociągnięcia, na które należy reagować. Zdarza się, że kadra zarządzająca daną firmą nawet nie wie o takich problemach.

Rozpatrywaniem reklamacji

Jeśli nawet współpraca kształtuje się płynnie, mamy w czym wybierać, produkty dostarczane są na czas, a kontakt jest doskonały, może zdarzyć się, że reklamacje towarów od naszych dostawców zdarzają się częściej, niż możemy to zaakceptować.

Jak ocenić — kiedy tak jest? Jest to zawsze indywidualna kwestia, ponieważ wszystko zależy od sprzedawanych ilości danego towaru. Jeśli np. na 100 sprzedanych sztuk mamy 1-5 reklamacji, to jest to dość niski procent usterek. Musimy jednak pamiętać, że jakość produktu wpływa na przywiązanie klienta do marki lub utratę jej zaufania, a co za tym idzie — do nas!

Może się również zdarzyć, że producent nie uzna zasadności naszej reklamacji. Wówczas do nas należy decyzja — czy mamy ją uznać klientowi, czy odrzucić? Z pewnością musimy ją uznać, jeśli zależy nam na kliencie, który należy do grona stałych.

Zachęcam zatem do obliczenia kosztów reklamacji związanych z każdym producentem. Często nawet nie zdajemy sobie sprawy, jakie ponosimy straty.

Wybór dostawcy – bądź przygotowana na zmiany 

Drugim krokiem do efektywnego zarządzania magazynem jest posiadanie listy alternatyw, które będą naszym kołem ratunkowym, w przypadku problemów z realizacją zamówień na czas u głównego dostawcy. Możemy nigdy z niego nie skorzystać, ale taka lista pozwala na racjonalne kroki i powstrzymuje nas od nieprzemyślanych decyzji i niekorzystnie wydanych pieniędzy.

Zdarzyć się może, że w akcie desperacji decydujemy się na zupełnie nowy produkt, który ktoś nam polecił, a którego nie znamy. Jeśli nasi klienci nie przyjmą entuzjastycznie tego eksperymentu, zostajemy w ostateczności bez produktu, którego potrzebujemy i brakiem możliwości ratowania sytuacji na bieżąco z powodów finansowych. I cały diagram może uruchomić się na nowo.

Nie da się wybrać dokładnie takiej samej oferty u innego producenta — to oczywiste. Szukajmy jednak podobnych rozwiązań, które dadzą nam poczucie bezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli jesteśmy w środku sezonu.

Wybór dostawcy – sytuacje wyjątkowe 

Wiemy doskonale, że zdarzają się takie produkty, które są absolutnymi perełkami i nawet jeśli są jedynym kupowanym u danego producenta, ich rotacja jest na tyle wysoka, że warto decydować się na współpracę z firmą. W takich sytuacjach zalecam wybór płatności za gotówkę, gdyż wysoko rotujący towar daje szybki zysk, który może uwolnić środki na kolejne zakupy.

Nie bójmy się zamawiać kilku sztuk najbardziej chodliwego produktu. Oczywiście powinno to by poprzedzone dokładną analizą i zasobami finansowymi, ale ten aspekt poruszę w następnym artykule tego cyklu.

Powodzenia w doborze najlepszych dostawców!

A jak to wygląda u Ciebie? Daj znać w komentarzu, jaką przynajmniej jedną rzecz z tego artykułu możesz wprowadzić w swoim sklepie.

Na pewno zainteresuje Cię też artykuł: Podnoszenie cen w sklepie stacjonarnym